【Salesforce】活動が他のユーザに表示されない原因と対処方法

今回は活動レコードが他のユーザに表示されない場合に確認すべき、活動のアクセス権限について解説します。

なしば

活動のアクセス権はちょっと特殊なので注意が必要です。

活動のアクセス権の考え方

活動のアクセス権は、「関連先」または「名前」（リード・取引先責任者）が選択されているかどうかで変わってきます。

「関連先」または「名前」を選択していない場合

「関連先」または「名前」を選択していない場合、限られたユーザのみ参照・編集権限が付与されます。

この場合、次のユーザにのみアクセス権が付与されます

そのため、どのレコードにも紐づけない単純なToDoを他のユーザと共有しようとした場合などに、自分以外のユーザにはToDoが表示されないというような事象が起こり得ます。

「関連先」または「名前」を選択している場合

「関連先」または「名前」が登録されている場合、活動のアクセス権限は組織の共有設定に依存します。

「どっちも同じやん！」と思われるかもしれませんが、二つの違いは関連先レコードの「編集」権限を継承できるかどうかです。

「非公開」の場合は関連先レコードの参照・編集権限に関わらず参照権限のみが継承されます。

一方で「親レコードに連動」の場合、関連先レコードが参照のみの場合は活動も参照のみ、参照・編集の場合は活動も編集することが可能になります。

関連レコードがない活動が他のユーザに表示されない場合の対処方法

関連レコードがない活動が他のユーザに表示されない場合の対処法として、ダミーの関連データを作成して紐づけるようにする方法があります。

ダミーとして利用するオブジェクトの組織の共有設定を「公開/参照のみ」以上にしておくことで、関連先として選べるレコードがないような活動でも他のユーザに共有することができるようになります。

なしば

ダミーを選ぶ手間はフローやApexトリガで解決するものの、ちょっとダサい解決法ですね笑

「他にもっと良い解決方法があるよ！」という方がいらっしゃればコメントで教えて頂けると嬉しいです。

まとめ

今回は活動が他のユーザに表示されない場合の原因や対処方法について紹介しました。

アクセス権限周りはベテランでもハマるときはハマってしまうので、少しでも皆様のお役に立てますと幸いです。